Heineken b(r)ouwt razendsnel digitale toekomst met het Power Platform

Bierbrouwer Heineken heeft na 150 jaar natuurlijk geen introductie nodig. Met meer dan 300 biermerken in 190 landen heeft het bedrijf een koppositie. Maar om deze te behouden, moet de multinational efficiënter werken via digitale innovatie. Met behulp van het Power Platform en Microsoft partner Macaw doen medewerkers dat zelf, snel én gecontroleerd. “Na 2 paar jaar hebben 4000 medewerkers al 8000 Power Apps gebouwd. Dat is natuurlijk waanzinnig.”

De uitdaging: productiviteit verhogen

Achter de wereldberoemde bieren, ciders en frisdranken van Heineken schuilt een wereld vol processen. Meer dan 80.000 medewerkers in kantoren en brouwerijen zorgen ervoor dat alles zo veilig en efficiënt mogelijk verloopt. Maar Heineken is vastbesloten om zich verder te verbeteren door zijn processen te digitaliseren. Sinds 2019 maakt het bedrijf hiervoor gebruik van het low-code/no-code Power Platform, waarop medewerkers zonder programmeerkennis eenvoudige en tijdbesparende apps kunnen maken. "We klaren dezelfde hoeveelheid werk met minder medewerkers. Het Power Platform helpt ons om productiever te worden", zegt Mark Slijper, manager van de Global Portfolio Digital Toolkits.

De aanpak: alle medewerkers kunnen apps ontwikkelen

Niet alleen het managementteam wil productiever worden, maar ook de medewerkers, want repetitieve taken en langdurige processen zijn niet erg nuttig. Laten we als voorbeeld de afrekening van parkeerkosten nemen. Bij Heineken is er hiervoor nu een Power App, die door een medewerker is ontwikkeld. In plaats van gedoe met papier, Excel-tabellen en e-mails is er nu een handige app die de medewerkers van Heineken veel tijd bespaart. Deze app is in zeer korte tijd en tegen een fractie van de kosten van een traditionele IT-oplossing ontwikkeld.

“We willen een innovatief en digitaal intelligent bedrijf zijn. We hebben momenteel 4.000 app-ontwikkelaars – in 2025 moeten dat er 10.000 zijn.” ”
Giada Binelli, Product Owner Low-Code/No-Code Platforms

Het resultaat: meer gebruiksgemak en productiviteit

“De kracht van het Power Platform ligt in de toegankelijkheid ervan”, aldus Giada Binelli, Product Owner voor de Low-Code/No-Code-platforms. “Als er tijdens het werk iets opduikt, maak je gewoon een app – puur voor je eigen gemak en productiviteit. De ideeën en initiatieven komen van alle kanten – het is verbazingwekkend.” Bij Heineken worden daarom steeds meer processen omgezet in slimme, geïntegreerde apps.

Efficiëntere audits

Heineken gebruikt Power Apps nu ook voor het uitvoeren van veiligheidsaudits: veiligheid is in de brouwerij van essentieel belang. Tijdens de audits wordt onder andere gecontroleerd of de medewerkers zich in de veiligheidszones bevinden, de kasten goed afsluiten en zich aan andere protocollen houden. Vroeger maakten de managers hiervoor schetsen op papier, die ze vervolgens inscanden en doorstuurden. Nu volstaat het om foto’s te maken met de smartphone, waarop het hele rapportageproces sowieso al verloopt.

Een slimmere terugkeer naar kantoor

De noodzaak om digitaal goed voorbereid te zijn was al eerder een must, maar werd in de loop van de pandemie nog duidelijker. “We hebben in deze periode optimaal gebruikgemaakt van het Power Platform. Italië was het eerste Europese land dat door COVID-19 werd getroffen, maar onze collega’s daar waren ook de eersten die terugkeerden naar kantoor. Wel onder strikte voorwaarden”, zegt Giada.

De vereiste: een app waarmee je, met inachtneming van de voorschriften, een werkplek kunt reserveren – en dat binnen drie weken. Geen probleem: samen met Macaw en Microsoft werd een Power App ontwikkeld die het voor medewerkers mogelijk maakte om probleemloos terug te keren naar kantoor. Het voordeel van de zogenaamde cloud-apps is dat ze eenvoudig kunnen worden uitgerold en internationaal kunnen worden aangepast. De app wordt inmiddels in meer dan twintig landen gebruikt en is daarmee een echt succes.

Kostenbesparing gemakkelijk gemaakt

Apps maken het werk veiliger, eenvoudiger en leuker – door een speels element toe te voegen aan iets saais als kostenbesparingen. Kosten besparen binnen het bedrijf is zinvol, maar wat als ook de medewerkers er zelf van zouden profiteren? Met deze gedachte in het achterhoofd heeft Heineken een app ontwikkeld die het eenvoudig maakt om besparingen te realiseren en het succes te meten. De medewerkers kunnen de punten die ze in dit kader verzamelen, inwisselen voor producten in de Heineken-winkels.

10.000 app-ontwikkelaars tegen 2025

Het aantal apps en ontwikkelaars blijft groeien. “Het is ongelooflijk dat we na twee jaar al 8.000 apps hebben gemaakt, maar dit is nog maar het begin”, zegt Giada. “We willen nog meer. We willen een innovatief, digitaal intelligent bedrijf zijn. Momenteel hebben we 4.000 app-ontwikkelaars en tegen 2025 moeten dat er 10.000 zijn. Dat doel bereiken we door met mensen te praten die nog niet bekend zijn met het platform.” In principe kan iedereen aan de slag met het Power Platform. Niet alleen omdat het zo eenvoudig is, maar ook omdat het, samen met de andere bekende Microsoft-oplossingen zoals Word, Excel en PowerPoint, voor iedereen beschikbaar is.

Volledige vrijheid binnen de grenzen

“Het Power Platform staat sinds 2019 ter beschikking van de medewerkers van Heineken en heeft zich sindsdien moeiteloos verder ontwikkeld. We zien het enthousiasme groeien naarmate de medewerkers ontdekken wat er allemaal mee mogelijk is. In het begin maakten alleen de IT-experts gebruik van het platform, maar de rest van het bedrijf volgde al snel”, zegt Mark Slijper. Heineken hechtte veel waarde aan het voorkomen van ongecontroleerde ontwikkelingen en datalekken. Daarom werd een strengere governance-aanpak ontwikkeld, waarbij ook prestaties en schaalbaarheid een belangrijke rol spelen. Dit laat zien dat de ontwikkeling van dit soort apps anders verloopt dan wanneer alles vanuit de IT-afdeling komt.

Solide basis voor het beheer

“Het is onmogelijk om met een klein team duizenden apps te beheren”, aldus Mark Slijper. Heineken kreeg daarom hulp van Macaw, een Microsoft-partner met uitgebreide ervaring in het begeleiden van medewerkers bij het gebruik van het Power Platform. “Hun kennis hielp bij het samenstellen van een team en het opzetten van coaching- en trainingsprogramma’s. Daarnaast hebben ze een solide technische basis gelegd voor het monitoren van apps, zodat we ook kunnen zien welke apps niet meer worden gebruikt. Die nemen we om de paar maanden mee in het opschoningsproces.”

De zogenaamde ‘citizen developers’ – Heinekens medewerkers die apps ontwikkelen – werken binnen vaste regels. Daarnaast zijn 400 connectoren geblokkeerd om bijvoorbeeld te voorkomen dat apps gegevens naar Twitter sturen. “We hebben een standaardomgeving waarin iedereen bij Heineken inlogt en die hij vrij kan inrichten. Als je meer functies wilt, andere licenties wilt gebruiken of gewoon wat meer IT-kennis nodig hebt, staat de IT-afdeling klaar om te helpen.” Deze afdeling bestaat overigens zowel uit medewerkers van Heineken als uit specialisten van Macaw. De afdeling maakt ook herbruikbare componenten waarmee andere vestigingen zelf apps in elkaar kunnen klikken – van de inhoud tot de vormgeving.

Hergebruik van apps

Internationale schaalbaarheid is van groot belang voor multinationale ondernemingen. Daarom bouwt Heineken nu een app-store op, waarin medewerkers wereldwijd apps kunnen selecteren op thema, afdeling of activiteit. Op deze manier hoeven collega’s het wiel niet opnieuw uit te vinden en wordt digitaliseren nog eenvoudiger. “De kracht van het Power Platform is dat het zo toegankelijk is dat je meteen aan de slag kunt”, zegt Mark Slijper. En dat geldt niet alleen voor het verbeteren van interne processen.

Digitalisering verbetert ook het eindproduct

Power Apps helpen ook bij het optimaliseren van de kwaliteit van het eindproduct. Daarom heeft een collega een Power App ontwikkeld die van alle medewerkers potentiële kwaliteitscontroleurs maakt. Als er bijvoorbeeld per ongeluk een Heineken-biertje in een Amstel-glas wordt geschonken, maakt de medewerker met deze app een foto. Deze wordt vervolgens automatisch naar de verantwoordelijke klantadviseur gestuurd, die de foto meeneemt naar de volgende training of adviesgesprek. Op deze manier blijft Heineken synoniem voor kwaliteit.