Adoptie van Microsoft 365: 10 tips voor gebruikersadoptie in het Copilot-tijdperk

Adoptie van Microsoft 365, hoezo?

Gaat SharePoint dan "mama" of "papa" tegen je zeggen? Wordt Teams lid van jouw gezin? Nee, dat niet. Gebruikersadoptie, oftewel user adoption, betekent dat je Microsoft 365 als gebruiker echt eigen maakt en omarmt. Pas als je dat doet, profiteer je van alle mogelijkheden die het platform te bieden heeft. En dat geldt inmiddels dubbel. Een omgeving die goed wordt gebruikt en netjes is ingericht, is namelijk ook de basis voor betrouwbare Copilot-resultaten, omdat Copilot put uit dezelfde content en structuur waar je medewerkers dagelijks mee werken.

Het is belangrijk dat je bij de introductie van Microsoft 365 vanaf het begin voldoende tijd besteedt aan gebruikersadoptie. De meeste medewerkers houden namelijk niet van verandering, dus bestaat het risico dat ze een groot deel van de nieuwe werkplek simpelweg negeren. En dan haalt de organisatie de doelen niet die ze bij de keuze voor Microsoft 365 had gesteld, namelijk medewerkers in staat stellen om slim samen te werken en kennis te delen, zodat ze optimaal hun werk kunnen doen en de klantverwachting waarmaken. Ofwel, Employee Empowerment.

Hoe zorg je nu dat je de gebruikersadoptie van Microsoft 365 in jouw organisatie stimuleert? Wij helpen je graag met het samenstellen van een adoptieplan. Hieronder alvast tien korte tips om het succes te verhogen.

Tip 1. Neem adoptie mee vanaf de startfase

Zodra je begint met Microsoft 365, neem dan meteen de adoptie mee. Wacht niet tot na de lancering, maar maak vroeg een plan en start op tijd met de communicatie. Betrek de juiste mensen, bepaal wat je wilt bereiken en bekijk hoe Microsoft 365 helpt om die doelstellingen te behalen. Denk aan concrete scenario's, bijvoorbeeld wanneer SharePoint handig is, wanneer OneDrive, wanneer Teams en wanneer Viva Engage.

Tip 2. Bed Microsoft 365 in de organisatie in

Zorg dat het geen IT-verhaal is, maar iets dat door de hele organisatie wordt gedragen. Betrek het management en de champions in alle lagen en onderdelen van de organisatie, de Microsoft 365 Kampioenen die hun team enthousiasmeren en op weg helpen.

Tip 3. Begin met het laaghangende fruit

Welke problemen in de organisatie kan Microsoft 365 eenvoudig oplossen? Het liefst kies je punten die goed zichtbaar zijn voor gebruikers. Pak die snel op, dan heeft de organisatie direct voordeel en ervaren gebruikers meteen het nut.

Tip 4. Communiceer wat de gebruikers eraan hebben

Gebruikers moeten natuurlijk weten dat Microsoft 365 beschikbaar is, maar vooral ook wat zij er zelf aan hebben. Leg uit en laat zien hoe het hun werk gemakkelijker en prettiger maakt. Denk aan eenvoudig overleggen op afstand met Teams, of informatie delen met externen via een SharePoint-site.

Tip 5. Regel een aantrekkelijke lancering

Lanceer Microsoft 365 met een beetje fanfare. Communiceer via verschillende kanalen over de nieuwe mogelijkheden, wees als team extra zichtbaar en organiseer een evenement. Geef mensen een positieve ervaring die bijblijft, informatief en overtuigend, maar ook gewoon leuk.

Tip 6. Zorg voor goede ondersteuning met hulp en training

Gebruikers moeten weten waarvoor ze wat kunnen inzetten en op welke knoppen ze moeten drukken om hun taken uit te voeren. Bied training aan in een vorm die past bij de organisatie, klassikaal, via Teams of online in korte video's. En zorg dat gebruikers snel en eenvoudig hulp krijgen als ze vastlopen.

Tip 7. Deel kennis

Organiseer bijvoorbeeld Lunch and Learn-sessies. Vraag de Microsoft 365 Kampioenen om hun ervaringen te delen met collega's, de mooie oplossingen maar ook de verrassingen waar ze van hebben geleerd. Deel daarnaast kennis over de nieuwste ontwikkelingen met geïnteresseerden, bijvoorbeeld via een community in Viva Engage.

Tip 8. Meet de adoptievoortgang

Peil de mening van gebruikers en meet het daadwerkelijke gebruik van Microsoft 365. Doe dat regelmatig en vergeet de nulmeting niet, zo maak je de voortgang zichtbaar. De gebruiksrapporten in het Microsoft 365-beheercentrum geven basisinzicht in aantallen gebruikers en activiteiten, en met Viva Insights en het Copilot-dashboard breng je specifiek de Copilot-adoptie in kaart. Macaw helpt je die cijfers te duiden, zodat je op tijd kunt bijsturen.

Tip 9. Haak aan bij de ontwikkeling van Microsoft 365

Microsoft 365 evolueert continu. Er komen steeds nieuwe mogelijkheden bij en bestaande onderdelen veranderen of verdwijnen. Houd dat actief in de gaten via de Microsoft 365 Roadmap en probeer nieuwe functies uit met de Targeted Release-optie. Introduceer ze eerst bij een selecte groep en daarna bij de rest van de gebruikers.

Tip 10. Ga door

Jouw organisatie ontwikkelt zich, Microsoft 365 ontwikkelt zich, dus je adoptieplan moet meegroeien. Gebruik de meetresultaten en je voortschrijdend inzicht om de volgende stappen te bepalen. Organiseer bijvoorbeeld regelmatig een campagne om gebruikers een onderbenut onderdeel, een nieuwe functionaliteit of een nieuw businessscenario te laten omarmen.

Van adoptie naar een Copilot-ready fundament

Adoptie is geen eenmalig project maar een doorlopende beweging, en tegenwoordig ook de opstap naar het verantwoord benutten van Copilot. Een omgeving die goed wordt gebruikt, opgeruimd is en helder is ingericht, levert schonere content op en dus betrouwbaardere Copilot-antwoorden. Precies daar zet het M365 Value Program van Macaw op in, met een gerichte focus op governance, opschoning en adoptie.

Wil je zien wat dat voor jouw organisatie kan betekenen? Boek een M365 Tenant Scan en ontvang een geprioriteerde, actiegerichte roadmap.