GS1 legt met Copilot-workshops de basis voor organisatiebrede AI-adoptie

Steeds meer organisaties worstelen met een toenemende werkdruk, versnipperde informatie en de vraag hoe ze AI veilig en effectief kunnen inzetten. De wens is duidelijk: slimmer werken zonder concessies te doen aan kwaliteit en betrouwbaarheid.

GS1 besloot hiermee gericht aan de slag te gaan en koos voor organisatiebrede Copilot-workshops, ontwikkeld en begeleid door Macaw. Het resultaat: direct toepasbare kennis, enthousiaste teams en een stevige basis voor de volgende stap met AI.

De uitdaging: werkdruk verlagen zonder concessies aan betrouwbaarheid

GS1 werkt als not-for-profitorganisatie wereldwijd samen met bedrijven uit verschillende sectoren aan een universeel systeem voor productherkenning en datadeling. De organisatie is volledig toegewijd aan haar deelnemers, van ziekenhuizen en retailers tot voedselproducenten en kledingmerken.

GS1 streeft ernaar om met één scan toegang te geven tot betrouwbare data over ieder product, zodat iedereen de juiste keuze kan maken. Zo helpt GS1 bedrijven en organisaties om vol vertrouwen te voldoen aan de eisen van nu en de toekomst.

Door de toenemende dynamiek binnen de organisatie ontstond de behoefte om met AI slimmer te werken en processen te optimaliseren. De vraag was helder: hoe zorg je ervoor dat een investering in tools zoals Microsoft Copilot direct waarde oplevert, terwijl medewerkers veilig en verantwoord met AI aan de slag gaan?

De aanpak: vier sessies, alle medewerkers, één gedeeld vertrekpunt

GS1 koos bewust voor een brede en pragmatische aanpak. Na gesprekken met meerdere partijen viel de keuze op Macaw, vanwege de persoonlijke klik, de expertise en het vermogen om aan te sluiten op de bestaande voorbereiding.

In vier interactieve sessies kregen alle 90 medewerkers training op basis van het adoptiekader van Microsoft, vertaald naar de dagelijkse praktijk van GS1. Niet de technologie stond centraal, maar de impact op het dagelijks werk.

Tijdens de sessies ontdekten medewerkers onder andere:

• hoe AI-agents helpen om interne informatie te verzamelen
• hoe je met Copilot een kanbanbord maakt op basis van gegenereerde pagina’s
• hoe PowerPoint-presentaties automatisch kunnen worden opgebouwd
• hoe Word documenten samenstelt op basis van aantekeningen
• hoe je slimmer zoekt in Teams en Excel

Het enthousiasme na de sessies was goed te merken. Sommige teams gingen er meteen mee aan de slag, andere hebben nog wat extra hulp nodig. Dat hoort bij adoptie.

Sebastiaan van Zundert, Manager IT Development bij GS1

Daarnaast was er ruimte om ervaringen uit te wisselen, vragen te stellen en direct met eigen documenten te oefenen.

De combinatie van trainers werkte goed. Lars kon dingen heel eenvoudig uitleggen, Amancio bracht meer verdieping voor collega’s die verder wilden gaan.

Sebastiaan van Zundert, Manager IT Development bij GS1

Het resultaat: directe tijdswinst en een gelijk kennisniveau

De impact was direct zichtbaar. Medewerkers ervaarden hoe dagelijkse taken sneller en eenvoudiger konden worden uitgevoerd.

Een praktisch voorbeeld is het terugvinden van bestanden. Waar medewerkers voorheen kostbare tijd verloren aan zoeken, helpt Copilot om bestanden direct via OneDrive te vinden. Wat eerst minuten of langer duurde, kost nu slechts enkele seconden.

Minstens zo waardevol is dat alle medewerkers vanuit dezelfde basiskennis zijn gestart. Dat creëerde een gezamenlijke taal, maakte vervolgprojecten eenvoudiger en zorgde voor meer draagvlak binnen de organisatie.

Tegelijkertijd werd duidelijk dat goede data een belangrijke randvoorwaarde is. Zonder betrouwbare en goed beheerde data haal je niet het maximale uit AI. Daarom werkt GS1 parallel aan de verdere ontwikkeling van AI actief aan datakwaliteit en toegangsbeheer.

De visie: van Copilot naar AI-agents en maatwerkoplossingen

Copilot was voor GS1 het beginpunt. De volgende stap is het inzetten van Copilot Studio voor de ontwikkeling van AI-agents die interne processen ondersteunen.

Daarnaast wil GS1 Azure AI gebruiken om geavanceerdere oplossingen voor haar deelnemers te realiseren. Deze ontwikkeling is breder herkenbaar. Veel organisaties verschuiven hun focus van individuele productiviteit naar procesoptimalisatie en organisatiespecifieke AI-oplossingen.