Mosadex zet stap naar een modern SharePoint intranet met Macaw

Hoe verbind je meerdere organisatieonderdelen met uiteenlopende expertises en doelen op een verouderd intranet? Mosadex, een groep van farmaceutische bedrijven die diensten levert aan onder andere apotheken, drogisterijen, zorgpartners en patiënten, stond voor deze uitdaging. De organisatie wilde de interne communicatie naar een hoger niveau tillen en zo de verbinding tussen de bedrijven versterken. Het bestaande intranet bood daarvoor niet langer de juiste ondersteuning, dus werd het tijd voor een modern en toekomstbestendig platform dat past bij de groei en ambitie van Mosadex. 

Versnipperde communicatie  

Mosanet, het oude intranet, had zijn dienst bewezen, maar voldeed niet meer aan de wensen van een moderne organisatie. De interactie liep terug en het platform bood onvoldoende houvast voor informatievoorziening en interne communicatie. In een organisatie waar samenwerking over locaties en teams heen belangrijk is, groeide de behoefte aan een nieuw intranet dat eenvoudig te integreren is in het dagelijks werk, structuur brengt, ruimte geeft voor eigenaarschap en medewerkers actief betrekt.  

Die behoefte werd ook intern breed gedragen. “De organisatie liep het risico dat elk organisatieonderdeel zijn eigen weg zou gaan: eigen tools, eigen nieuwsvoorziening. Het clubgevoel verdween. Dat wilden we voorkomen,” vertelt Judith Kemps, product owner MosaPlein en communicatiespecialist bij Mosadex. De keuze voor een centraal platform was dan ook geen technische stap, maar een investering in samenwerking, betrokkenheid en gedeelde identiteit.  

De zoektocht naar een nieuw intranet begon met een duidelijke eis van de ICT-afdeling: het nieuwe platform moest binnen het Microsoft-landschap passen. Vanuit eerdere kennismakingen kwam Mosadex in contact met ons. 

SharePoint als oplossing

Bij Mosadex zijn we gefaseerd gestart, waarin we in de eerste fase samen onderzochten wat de behoeften en doelstellingen waren voor het nieuwe intranet. Deze verkenningsfase gaf ruimte om wensen helder te krijgen en mogelijkheden samen te onderzoeken. Voor Mosadex was het de bevestiging dat de keuze voor een SharePoint omgeving de juiste was, evenals de keuze voor Macaw. 

Het intranet werd gebouwd op SharePoint, aangevuld met Viva Connections, twee krachtige oplossingen binnen het Microsoft 365-platform. SharePoint biedt een veilige, flexibele basis voor het structureren en beheren van content, terwijl Viva Connections zorgt voor een gepersonaliseerde en geïntegreerde gebruikerservaring binnen Microsoft Teams. Door deze combinatie beschikt Mosadex nu over een centraal platform dat medewerkers snel toegang geeft tot relevante (werk)informatie, communicatie stroomlijnt en eigenaarschap stimuleert. Dankzij deze Microsoft-oplossingen ervaart Mosadex nu: 

- Meer betrokkenheid en bereik: nieuws en updates komen nu automatisch terecht in Teams, waardoor medewerkers ze sneller zien en actiever lezen. 
- Eén centrale plek voor alles: in plaats van mail of versnipperde Teams-chats, vinden medewerkers nu snel beleid, nieuws en tools op één logische plek. 
- Meer eigenaarschap in de organisatie: contentbeheerders uit de verschillende organisatieonderdelen kunnen nu zelfstandig hun content beheren, zonder afhankelijk te zijn van een centrale redactie. 

Elk organisatieonderdeel kreeg een eigen omgeving binnen één centrale structuur. Wat onze aanpak onderscheidt is dat we niet alleen de techniek leveren, maar ook echt meedenken over adoptie, contentstrategie en interne betrokkenheid. We combineerden onze expertise met begeleiding op maat: van wireframes en template-inrichting tot training en aftercare. 

Ook onze persoonlijke en menselijke benadering viel op. Adoptiespecialist Amancio speelde hierin een sleutelrol. Met heldere instructievideo’s, persoonlijke begeleiding en toegankelijke spreekuren maakte hij contentbeheer eenvoudig en laagdrempelig. “Zonder Amancio hadden we dit niet kunnen uitrollen,” vertelt Judith Kemps. 

Naast trainingen ontwikkelden Macaw en Mosadex ook een aanpak om eigenaarschap echt te verankeren. Contentbeheerders kregen duidelijke kaders, een online toolkit, en werden actief begeleid met maandelijkse check-ins. “Ik maak het plaatsen van content klein en haalbaar door 10 minuten per twee weken van contentbeheerders te vragen. Dat werkt goed en houdt MosaPlein levendig,” vertelt Judith. 

  “Een nieuw intranet werkt pas echt als mensen het omarmen. Daarom hebben we vanaf het begin aandacht besteed aan adoptie: door medewerkers mee te nemen in het waarom, hen te betrekken bij het hoe, en voldoende ruimte te bieden voor training en feedback. Dat zie je nu terug in het gebruik.” 

- Amancio Quant, Solution Consultant bij Macaw 

Een modern, levendig en verbindend SharePoint platform

 
Het nieuwe SharePoint intranet kreeg de naam MosaPlein en is inmiddels niet meer weg te denken uit de dagelijkse praktijk. Medewerkers zijn nu beter geïnformeerd, de interne betrokkenheid is zichtbaar toegenomen en de communicatielijnen zijn korter en efficiënter geworden.  

Medewerkers brengen dagelijks gemiddeld vier tot vijf minuten door op de homepage en lezen actief de nieuwsberichten. Wat voorheen via centrale communicatiekanalen liep, ligt nu bij de medewerkers zelf. Met contentbeheerders aan het roer wordt eigenaarschap vergroot, en versterkt de band tussen teams. Ook stafafdelingen beschikken nu over een vaste plek om organisatiebrede informatie te delen, zonder omwegen via mail of Teams. 

De samenwerking met Macaw wordt als warm, deskundig en oplossingsgericht ervaren. Projectleider Anouk ten Voorde vat het treffend samen: “Macaw begreep ons hybride karakter. Geen standaardaanpak, maar flexibiliteit en oog voor eigenaarschap. En altijd eerlijk en informeel in het contact.”

“We voelden ons altijd gehoord, er was ruimte voor feedback, en we zijn echt goed begeleid van strategie tot nazorg.”

- Judith Kemps, product owner MosaPlein en communicatiespecialist bij Mosadex