Optimalisatie van rittenbeheer bij Europcar: efficiëntieverhoging door Power Platform

Europcar Oostenrijk verhoogt de efficiëntie in het rittenbeheer door de inzet van het Microsoft Power Platform. Dankzij een op maat gemaakte oplossing, die database-optimalisatie, automatisering en verbeterde gebruiksvriendelijkheid combineert, kon het bedrijf handmatige processen aanzienlijk verminderen en de nauwkeurigheid van de facturatie verbeteren. Het resultaat: een toekomstbestendige applicatie die niet alleen kosten verlaagt, maar ook de tevredenheid van de gebruikers vergroot.

De weg naar optimalisatie en transparantie

Europcar Oostenrijk stond voor de uitdaging om hun rittenbeheer te optimaliseren. Het bedrijf beheert jaarlijks ongeveer 15.000 ophaal- en afleverdiensten en meer dan 800 transferdiensten als onderdeel van hun autoverhuur mobiliteitsdiensten. Tot nu toe werden deze gegevens vastgelegd via SharePoint-lijsten, wat door technische beperkingen leidde tot ontevredenheid en gegevensinconsistenties. De bestaande oplossing kon niet langer voldoen aan de recente eisen met betrekking tot datavolumes en filtermogelijkheden.

Om de gebruiksvriendelijkheid en transparantie van de applicatie te verbeteren en toekomstige beperkingen te vermijden, was het noodzakelijk om een nieuwe, schaalbare oplossing met meer automatisering en geoptimaliseerde gebruiksvriendelijkheid te implementeren.

We zijn enthousiast over de nieuwe, schaalbare oplossing die perfect aan onze eisen voldoet.” – Josef Herzog, IT-manager bij Europcar Oostenrijk, ARAC GmbH.

Efficiënt databeheer met Power Platform en Dataverse

Voor deze uitdaging heeft Macaw gebruikgemaakt van componenten van het Microsoft Power Platform. Het proces begon met workshops om de vereisten te definiëren, het ontwerpen en plannen van de gebruikerservaring, en het maken van prototypes om te garanderen dat de oplossing voldeed aan de behoeften van de gebruikers.

De technische implementatie richtte zich op drie hoofdgebieden:

Backend

• Database solution: Microsoft Dataverse werd gekozen als database solution vanwege de uitgebreide functionaliteit en de native integration met het Power Platform.
• Entiteiten en weergaven: Twaalf entiteiten werden aangemaakt en aangevuld met aangepaste weergaven en bedrijfsregels om een robuuste datastructuur te garanderen.
• Beveiligingsconcept: Beveiligingseisen werden gewaarborgd door een gedetailleerd beveiligingsconcept en de creatie van gedetailleerde beveiligingsrollen en kolombeveiligingsprofielen.

Frontend

• Modelgestuurde app: De applicatie werd ontwikkeld als een modelgestuurde app, bestaande uit verschillende secties, niveaus en formulieren voor gegevensinvoer en -beheer.
• Bedrijfsregels en JavaScript: Bedrijfsregels en JavaScript sturen de formulieren en hun velden aan, terwijl beveiligingsrollen de zichtbaarheid van specifieke secties beperken.
• Visualisatie: PCF-componenten verbeteren de visuele presentatie van verschillende datasets en de commandbar werd opgeschoond van niet-noodzakelijke acties en aangevuld met JS-webresources voor factureringslogica.

Automatiseringen

• Power Automate: Power Automate werd ingezet voor het implementeren van meldingen en exports.
• Meldingen en exports: Herinneringen voor openstaande taken en gepersonaliseerde exports werden ontwikkeld, met de focus op de generatie en verzending van factureringsdocumenten.
• FetchXML-transformaties: Complexe FetchXML-transformaties bundelen de gegevens, die vervolgens worden ingevoegd in aangepaste documenttemplates en verzonden naar de verantwoordelijke afdelingen.

“De samenwerking met het projectteam was uitstekend en heeft in belangrijke mate bijgedragen aan de succesvolle implementatie van het Power Platform. De efficiëntieverbetering en automatisering hebben geleid tot een significante optimalisatie van de processen en een maximale gebruiksvriendelijkheid. We zijn enthousiast over de nieuwe, schaalbare oplossing die perfect aan onze eisen voldoet.” – Josef Herzog, IT-manager bij Europcar Oostenrijk, ARAC GmbH.

De motor achter het succes

Het resultaat van deze inspanningen is een toekomstbestendige en modelgestuurde applicatie die indruk maakt door de eenvoudige bediening en de aanzienlijke vermindering van handmatige werkzaamheden. Het gebruik van Dataverse elimineert opslaglimieten en maakt het mogelijk om grote hoeveelheden gegevens naadloos te beheren. Duidelijke en aanpasbare weergaven zorgen voor een verbeterde gebruikerservaring en gestructureerde formulieren maken de invoer en het beheer van gegevens eenvoudiger. Bedrijfsregels zorgen voor een begeleide gebruikersinteractie en verminderen fouten bij de gegevensinvoer, waardoor een auditproof factureringsproces wordt gegarandeerd.

Door de intuïtieve opbouw van weergaven, tabellen en formulieren zijn tijdrovende handmatige processen gereduceerd tot 1-klik handelingen. Het voorheen handmatige factureringsproces is teruggebracht tot interactie met enkele UI-elementen, wat heeft geleid tot een aanzienlijke vermindering van handmatige arbeid en goedkeuringsprocessen. Aangepaste beveiligingsrollen waarborgen de gegevensbescherming en functies zoals exports of geautomatiseerde meldingen maken de oplossing compleet.

De implementatie leidde tot een significante kostenreductie, uniforme beschikbaarheid van de applicatie op het verkooppunt (POS), en automatisering van de factureringsprocessen, waardoor alle stakeholders direct verbonden werden.