Macaw.nl/Blogs/Adoptie van Office 365: 10 tips

Adoptie van Office 365: 10 tips over gebruikersadoptie

10 handige tips waarmee je de adoptie van Office 365 stimuleert in jouw organisatie.
tips adoptie office 365

Adoptie van Office 365, hoezo? Gaat SharePoint dan “mama” of “papa” tegen je zeggen? Wordt Skype voor Bedrijven lid van jouw gezin? Nee, dat niet. Gebruikersadoptie, ‘user adoption’, betekent wel dat je Office 365 als gebruiker eigen maakt, het omarmt. Als je dat namelijk doet, dan kun je ook echt profiteren van de mogelijkheden die het biedt.

In organisaties is het belangrijk om bij de introductie van Office 365 aandacht te besteden aan de gebruikersadoptie. Veel medewerkers houden namelijk niet van verandering, dus er is een risico dat ze het grootste deel van Office 365 negeren. En dan haalt de organisatie niet de doelen die ze had gesteld bij de keuze voor Office 365: de medewerkers in staat stellen om slim samen te werken en kennis te delen, zodat ze optimaal hun werk kunnen doen en zo de klantverwachting waarmaken. Ofwel, Employee Empowerment.

Hoe zorg je dat je de gebruikersadoptie van Office 365 in jouw organisatie stimuleert? Wij kunnen je helpen om je strategie te bepalen en een ‘adoptie kit’ samen te stellen, maar hieronder vind je alvast in het kort 10 tips.

Tip 1: Adoptie van Office 365 in de startfase

Zodra je begint in Office 365, neem dan in de startfase ook meteen de adoptie mee. Wacht niet tot na de lancering, maar maak meteen een plan en begin vroeg met de communicatie. Betrek de juiste mensen, bedenk wat je wilt bereiken en hoe Office 365 kan helpen om jouw doelstellingen te behalen. Bijvoorbeeld, in welke scenario’s is SharePoint handig, OneDrive voor Bedrijven, of Delve.

Tip 2: Bed Office 365 in de organisatie in

Zorg dat het geen ‘IT-verhaal’ is, maar gedragen wordt door de organisatie. Betrek het management en de ‘champions’ in alle lagen en in alle onderdelen van de organisatie: Office 365 Kampioenen die hun team enthousiasmeren en helpen met Office 365.

Tip 3: Begin met het laaghangende fruit

Wat zijn de problemen in de organisatie die Office 365 gemakkelijk kan oplossen? Het liefst zijn dit punten die heel zichtbaar zijn voor de gebruikers. Pak deze snel op, dan heeft de organisatie direct voordeel én ervaren de gebruikers ook meteen het nut van Office 365.

Tip 4: Communiceer wat de gebruikers eraan hebben

De gebruikers moeten natuurlijk weten dat Office 365 beschikbaar is, maar vooral ook wat zij er zelf aan hebben. Leg het uit en laat zien hoe Office 365 hun werk gemakkelijker en prettiger maakt. Bijvoorbeeld, gemakkelijk overleggen op afstand met Skype voor Bedrijven, informatie delen met externen in een SharePoint site, of snel samenwerken met Teams.

Tip 5: Regel een aantrekkelijke lancering

Lanceer Office 365 met een fanfare: communiceer via verschillende kanalen over de nieuwe mogelijkheden, wees extra zichtbaar als Office 365 team, en organiseer een evenement. Geef de mensen een positieve ervaring die ze bij blijft: informatief, overtuigend, maar ook gewoon leuk.

Tip 6: Zorg voor goede ondersteuning: hulp en training

De gebruikers moeten weten wat ze waar voor kunnen gebruiken en op welke koppen ze moeten drukken om hun taken uit te voeren. Bied training aan in een vorm die past bij de organisatie: klassikaal, via Skype voor Bedrijven of online in korte video’s. En zorg dat de gebruikers snel en eenvoudig hulp kunnen krijgen als ze vastlopen.

Tip 7: Deel kennis

Organiseer ‘Lunch & Learn’ sessies, bijvoorbeeld. Vraag aan de ‘Office 365 Kampioenen’ om hun ervaringen te delen met hun collega’s: de mooie oplossingen, maar ook de verrassingen waar ze van geleerd hebben. En deel kennis over de nieuwste ontwikkelingen van Office 365 met de geïnteresseerden, bijvoorbeeld op Yammer.

Tip 8: Meet de adoptievoortgang

Peil de mening van de gebruikers en meet ook het gebruik van Office 365. Doe dit regelmatig en vergeet de nulmeting niet; zo zie je de voortgang. De gebruiksrapporten in het beheercentrum geven bijvoorbeeld basisinformatie over aantallen gebruikers en activiteiten. Met de Employee Footprint van Macaw kun je meten en begrijpen hoe de medewerkers Office 365 gebruiken, zodat je kunt bijsturen.

Tip 9: Haak aan bij de ontwikkeling van Office 365

Office 365 evolueert continu: er komen steeds nieuwe mogelijkheden bij en bestaande onderdelen veranderen. Houd ze actief in de gaten via de Roadmap en probeer ze uit met de First Release optie. Introduceer deze eerst aan een selecte groep en daarna bij de rest van dan de gebruikers.

Tip 10: Ga door!

Jouw organisatie ontwikkelt zich, Office 365 ontwikkelt zich, dus je adoptieplan moet ook doorgroeien. Gebruik de meetresultaten en je voortschrijdend inzicht om de volgende stappen te bepalen. Organiseer bijvoorbeeld regelmatig een campagne, om de gebruikers een onderbenut onderdeel, nieuwe functionaliteit of een nieuw business-scenario te laten omarmen.

Heb je vragen of wil je meer weten over de adoptie van Office 365? Neem dan contact op met een van onze experts.

Meer weten over Office 365?

Download het Whitepaper Office 365 Implementatie. Hierin lees je de belangrijkste factoren om jouw Office 365 implementatie soepeltjes te laten verlopen. 

Lees het whitepaper
Macaw denkt graag mee

What's your challenge?

Wij helpen je graag bij het creëren van onvergetelijke klantervaringen en verhoogde medewerkersproductiviteit. Weten hoe? Maak een afspraak of bel ons.