We zijn vrij geruisloos van Microsoft Office via Office 365 naar Microsoft 365 overgegaan. Het aantal beschikbare tools is hierdoor flink uitgebreid, waaronder met Microsoft Teams. Sinds de coronacrisis blijkt Microsoft Teams voor thuiswerkend Nederland dé samenwerkingstool. Maar hoe zorg je er nou voor dat je gehele organisatie efficiënt vanuit Teams gaat samenwerken? Dat is nu dé uitdaging voor veel bedrijven.
Meer dan twintig jaar geleden werd Microsoft Office gelanceerd. Later werd daar Outlook aan toegevoegd: een toepassing die decennia als dé samenwerkingstool werd beschouwd. Vervolgens kwamen met Office 365 zakelijke clouddiensten, waaronder SharePoint en Microsoft Teams, op de markt. En sinds dit jaar hebben we het over Microsoft 365. Nóg meer beschikbare tools, waaronder datavisualisatie-applicatie PowerBI.
Het gaat dus allang niet meer over Office, maar over Microsoft 365. Terwijl werknemers vroeger vier jaar konden wennen aan een nieuw Office-pakket, gaat dat nu veel sneller. Het is een continue doorstroom van applicaties die beschikbaar komen of juist uit het assortiment verdwijnen. Wanneer maak je waar gebruik van? Bedrijven worstelen met deze vraag.
Online samenwerken met Teams
Nu het grootste deel van Nederland thuiswerkt, zijn organisaties massaal gebruik gaan maken van Microsoft Teams. En ontdekken ze dat Microsoft Teams veel meer is dan alleen een tool voor video-vergaderingen. Ook om bijvoorbeeld te chatten en bestanden met elkaar te delen, blijkt Teams uitermate geschikt. Hiermee neemt Microsoft Teams steeds meer de rol van Outlook over, als de centrale tool om mee samen te werken.
Waar men vroeger Outlook opstartte aan het begin van de werkdag, geldt dit nu voor Teams. Maar juist daar zit de uitdaging: Teams is namelijk veel méér dan Outlook. Je slaat er niet alleen bestanden in op, maar je bewerkt ze ook in Microsoft Teams en deelt ze via de chat. De rol van Teams verandert dus: van een applicatie in een platform. Maar ook Outlook wordt nog steeds gebruikt, naast bijvoorbeeld OneDrive en Yammer.
Sleutelfiguren meekrijgen
Wat helpt om duidelijk te maken welke applicaties waarvoor dienen, is door de talloze Microsoft-tools te rubriceren. Bijvoorbeeld: voor 1-op-1 samenwerken gebruik je Microsoft Teams en OneDrive, voor communicatie op vestigingsniveau zijn er SharePoint en Yammer. Niet alleen biedt dit je medewerkers houvast. Ook kun je hiermee richting de directie uitleggen waar je alle licentiekosten daadwerkelijk voor aanwendt.
Ben je daarnaast in staat om enkele key players mee te krijgen binnen deze transformatie, dan volgt de rest van de organisatie vanzelf. Denk hierbij aan directiesecretaresses, officemanagers en projectleiders. Zien zij het nut in van samenwerken vanuit Microsoft Teams en maken ze er ook echt gebruik van? Dan steken zij hun directe collega’s, ook in de directie, daarmee aan.
Governance en veiligheid
Teams as a Platform is enorm rijk aan mogelijkheden. Effectief gebruik hiervan begint met governance. Niet alleen voorkom je veiligheidslekken, je zorgt er zo ook voor dat medewerkers zelf aan de slag kunnen met data en analytics. En behoort het bedrijfsbreed toepassen van toepassingen zoals PowerBI tot de mogelijkheden. Maar dan moet je wel eerst je basis op orde hebben.
In ons rapport Trending Topics Digital Workplace vertellen we je meer over dé topics rondom het digitaliseren van de werkplek. We gaan in het rapport in op het belang van governance en security, maar ook op datamigratie en -centralisatie. De coronacrisis bleek de katalysator van digitalisering, nu is het zaak dat bedrijven doorpakken.
