Het Corona-virus zorgt er inmiddels voor dat we meer dan ooit thuis aan het werk zijn. Met Microsoft Teams kun je toch net zo met je collega’s samenwerken als wanneer je met ze op kantoor zou zitten, terwijl je de security waarborgt. Vergaderen, chatten, samenwerken aan documenten en een call hebben: het kan allemaal ook vanuit huis. Volg onze praktische Tour du Teams!
Digitaal kantoor
Het grootste verschil tussen werken op kantoor en vanuit huis is dat je niet meer omringd bent door collega’s. Verder blijven je werkzaamheden vrijwel identiek. Gelukkig zijn al je verantwoordelijkheden en taken gemakkelijk vanuit huis te doen met behulp van je digitale kantoor: Microsoft Teams. Met dit communicatie- en samenwerkingsplatform kun je nog steeds met je collega’s aan documenten werken, overleggen én zelfs live broadcasten. We lichten de mogelijkheden toe aan de hand van deze scenario’s.
Altijd veilig samenwerken aan documenten
Een groot deel van je dagelijkse werkzaamheden bestaat uit het bewerken van documenten. Of dit nu een tekst in Word is, een presentatie in PowerPoint of een financieel overzicht in Excel. Sla deze documenten altijd centraal op in Teams, voordat je ermee aan de slag gaat. Zo staat het document veilig in de cloud, wat bovendien het samenwerken aan het bestand aanzienlijk vergemakkelijkt. Daarnaast werkt iedereen met Teams live in hetzelfde document en wordt het automatisch opgeslagen. Dit voorkomt een versplintering van informatie en het versturen van bedrijfsgevoelige documenten via persoonlijke e-mailadressen. Kortom: fysiek verlaten de documenten het kantoor, maar digitaal niet.
Overleggen met één of meer collega’s
Thuis kun je niet even naar het bureau van een collega lopen voor een snel overleg. Ook is een e-mail sturen voor een korte vraag te omslachtig, dus zoek je een behapbaardere manier van communiceren. Vanuit gewenning uit de privésfeer wil je mogelijk WhatsApp erbij pakken, maar dit is ten eerste niet zo veilig als een organisatie zou willen en ten tweede is deze applicatie niet verbonden met je andere tools. Teams beschikt over een chat functie, die ideaal is voor deze situatie: je werkt in een beveiligde omgeving en alles wat je deelt met elkaar wordt automatisch centraal opgeslagen. Bovendien kun je, net als met WhatsApp, groepschats en -calls aanmaken met bijvoorbeeld een projectgroep van je eigen afdeling. Snel, gemakkelijk en veilig.
Daarnaast biedt Teams voldoende mogelijkheden om uitgebreider te vergaderen of op een persoonlijkere manier te communiceren. Denk hierbij aan één-op-één (video)bellen met Meet Now, of een call met je volledige team. De tool helpt je met het inplannen van vergaderingen door de geïntegreerde agenda. Hier kunnen collega’s met één klik op de knop aan deelnemen. Wil je een presentatie geven tijdens deze vergadering? Dan deel je moeiteloos je eigen scherm, of één specifieke applicatie, zoals de PowerPoint presentatie om te voorkomen dat bedrijfsgevoelige info niet per ongeluk in de meeting getoond wordt. In dit laatste geval kun je tijdens het schermdelen alsnog je aantekeningen erbij pakken of een e-mail checken, zonder dat anderen dit zien.
Live events intern en extern richting collega’s en klanten
Tenslotte zijn grote bijeenkomsten, waaronder beurzen en bedrijfsreizen, inmiddels geannuleerd. Hoe kun je als leidinggevende je werknemers persoonlijk toespreken over bijvoorbeeld de maatregelen tegen het Corona-virus, zonder dat zij allemaal in dezelfde ruimte zitten? Ook hier biedt Teams uitkomst. Door middel van live broadcasting kun je een one-to-all situatie creëren. Er ontstaat een webinar omgeving waar medewerkers in kunnen schakelen, en zo jouw verhaal in persoon kunnen aanhoren. Uiteraard kun je deze functionaliteit ook voor externe doeleinden inzetten en in één keer veel klanten bereiken voor een informatieve sessie.
Meer weten?
Van de ene op de andere dag omschakelen naar een nieuwe digitale manier van werken kan nogal wat voeten in aarde hebben voor werknemers. Wil je meer tips en tricks ontvangen over hoe je zo efficiënt mogelijk kunt thuiswerken? Neem contact op met onze experts, ze denken graag met jouw specifieke situatie mee.
