De 3 meest gemaakte fouten bij Office 365-implementaties

Auteur: Amancio Quant, Solution Consultant

Je hebt de voors en tegens van diverse oplossingen uitgebreid afgewogen en je keuze staat vast: binnenkort ga je met je organisatie overstappen op Office 365. Toch is dit slechts één van de vele overwegingen die je nog zult moeten maken voordat je daadwerkelijk waarde kunt halen uit het Office 365-platform. Gedurende het implementatieproces zijn er namelijk diverse keuzes te maken. Helaas komt het vaak voor dat organisaties onvoldoende stilstaan bij de stappen die ze zetten. In dit blog helpen we je om deze meest gemaakte fouten niet te maken. Gedurende de diverse implementatietrajecten die we met onze klanten doorlopen hebben, zijn onderstaande 3 fouten de meest voorkomende.

Fout 1: Organisaties verdiepen zich onvoldoende in de mogelijkheden van Office 365

Sommige organisaties zijn zich onvoldoende bewust van de vele mogelijkheden die Office 365 biedt. Hierdoor lopen ze voordelen mis en maken ze onnodig extra kosten. Ze kennen en gebruiken programma’s zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook, maar daar houdt het op. Ze realiseren zich niet dat ze voor diverse andere zaken, de benodigde functionaliteit ook al in huis hebben (én ervoor betalen). Vervolgens schaffen ze onnodig kostbare tools van andere partijen aan, die vaak niet eens goed integreren met de bestaande omgeving. Denk bijvoorbeeld aan Dropbox en Slack. Wie zich verder verdiept, vindt een variëteit aan mogelijkheden.

Fout 2: Organisaties halen niet alles uit Office 365 omdat ze het alleen ‘aanzetten’

Veel organisaties halen niet het maximale uit Office 365. Een belangrijke oorzaak is dat ze zich niet realiseren dat werknemers moeten worden ondersteunt bij het in gebruik nemen van de nieuwe toolset. Ze zetten Office 365 simpelweg ‘aan’, zonder medewerkers te informeren en duidelijke afspraken te maken. Door gebrek aan kennis over de oplossing, ontstaat er veel onduidelijkheid. Het is ook belangrijk dat medewerkers die met Office 365 aan de slag gaan, zich bewust worden van de voordelen. Zonder dit besef zullen ze weinig moeite nemen om de nieuwe tools te gaan gebruiken. Wanneer werknemers bovendien het gevoel hebben dat er niet goed genoeg naar hun wensen en eisen is geluisterd, zullen ze de verandering proberen tegen te werken. Stel altijd de gebruiker centraal!

Fout 3: Organisaties kopen het als samenwerkingstool, maar gebruiken het niet op die manier

Voor veel organisaties die kiezen voor Office 365 is het stimuleren van de onderlinge samenwerking een belangrijke motivatie. Office 365 biedt uitgelezen mogelijkheden om kennisdeling te intensiveren, vanaf één centrale plek relevante informatie beschikbaar te stellen, online te vergaderen, te chatten en samen te werken in één document. Toch zien we dat deze mogelijkheden in de praktijk niet volledig wordt benut. Dit komt in veel gevallen doordat je als organisatie weliswaar de benodigde tools op de juiste manier beschikbaar hebt gesteld, maar dat werknemers niet zijn begeleid bij het optimaal gebruiken van de toolset. Leg in de voorbereiding een aantal afspraken vast hoe de organisatie om gaat met de nieuwe toolset en bepaal wat de medewerkers aan training en begeleiding nodig hebben voor het optimale gebruik.

Een succesvolle implementatie

Nu je op de hoogte bent van de meest voorkomende valkuilen, ben je in staat om te voorkomen dat je dezelfde fouten maakt als je voorgangers. Maar wat maakt het implementatietraject juist wél succesvol? Je leest het in het whitepaper ‘Creëer met Office 365 een optimale werkplek voor medewerkers’.

Amancio Quant
Solution Consultant

What's your challenge?