Adoptie van Office 365, hoezo? Gaat SharePoint dan “mama” of “papa” tegen je zeggen? Wordt Teams lid van jouw gezin? Nee, dat niet. Gebruikersadoptie, ‘user adoption’, betekent wel dat je Office 365 als gebruiker (individu) eigen maakt, het omarmt. Als je dat namelijk doet, kun je ook echt profiteren van de mogelijkheden die het platform te bieden heeft.
Het is van belang dat je bij de introductie van Office 365 begint met voldoende tijd besteden aan de gebruikersadoptie. Het merendeel van de medewerkers houden namelijk helemaal niet van verandering, dus bestaat het risico dat ze het grootste deel van Office 365 in de nieuwe werkplek totaal negeren. En dan haalt de organisatie niet de doelen die ze had gesteld bij de keuze voor Office 365: de medewerkers in staat stellen om slim samen te werken en kennis te delen, zodat ze optimaal hun werk kunnen doen en zo de klantverwachting waarmaken. Ofwel, Employee Empowerment.
Hoe zorg je nu dat je de gebruikersadoptie van Office 365 in jouw organisatie stimuleert? Wij kunnen je helpen met het samenstellen van een ‘adoptieplan’ en geven daarbij de garantie dat je het succes van de project verhoogd! Hieronder alvast 10 korte tips om het succes te verhogen:
Tip 1: Adoptie van Office 365 in de startfase
Zodra je begint in Office 365, neem dan in de startfase ook meteen de adoptie mee. Wacht niet tot na de lancering, maar maak meteen een plan en begin vroeg met de communicatie. Betrek de juiste mensen, bedenk wat je wilt bereiken en hoe Office 365 kan helpen om jouw doelstellingen te behalen. Bijvoorbeeld, in welke scenario’s is SharePoint handig, OneDrive voor Bedrijven, Teams of Delve.
Tip 2: Bed Office 365 in de organisatie in
Zorg dat het geen ‘IT-verhaal’ is, maar gedragen wordt door de organisatie. Betrek het management en de ‘champions’ in alle lagen en in alle onderdelen van de organisatie: Office 365 Kampioenen die hun team enthousiasmeren en helpen met Office 365.
Tip 3: Begin met het laaghangende fruit
Wat zijn de problemen in de organisatie die Office 365 gemakkelijk kan oplossen? Het liefst zijn dit punten die heel zichtbaar zijn voor de gebruikers. Pak deze snel op, dan heeft de organisatie direct voordeel én ervaren de gebruikers ook meteen het nut van Office 365.
Tip 4: Communiceer wat de gebruikers eraan hebben
De gebruikers moeten natuurlijk weten dat Office 365 beschikbaar is, maar vooral ook wat zij er zelf aan hebben. Leg het uit en laat zien hoe Office 365 hun werk gemakkelijker en prettiger maakt. Bijvoorbeeld, gemakkelijk overleggen op afstand met Teams, of informatie delen met externen in een SharePoint site.
Tip 5: Regel een aantrekkelijke lancering
Lanceer Office 365 met een fanfare: communiceer via verschillende kanalen over de nieuwe mogelijkheden, wees extra zichtbaar als Office 365 team, en organiseer een evenement. Geef de mensen een positieve ervaring die ze bij blijft: informatief, overtuigend, maar ook gewoon leuk.
Tip 6: Zorg voor goede ondersteuning: hulp en training
De gebruikers moeten weten wat ze waarvoor kunnen gebruiken en op welke knoppen ze moeten drukken om hun taken uit te voeren. Bied training aan in een vorm die past bij de organisatie: klassikaal, via Teams of online in korte video’s. En zorg dat de gebruikers snel en eenvoudig hulp kunnen krijgen als ze vastlopen.
Tip 7: Deel kennis
Organiseer ‘Lunch & Learn’ sessies, bijvoorbeeld. Vraag aan de ‘Office 365 Kampioenen’ om hun ervaringen te delen met hun collega’s: de mooie oplossingen, maar ook de verrassingen waar ze van geleerd hebben. En deel kennis over de nieuwste ontwikkelingen van Office 365 met de geïnteresseerden, bijvoorbeeld op Yammer.
Tip 8: Meet de adoptievoortgang
Peil de mening van de gebruikers en meet ook het gebruik van Office 365. Doe dit regelmatig en vergeet de nulmeting niet; zo zie je de voortgang. De gebruiksrapporten in het beheercentrum geven bijvoorbeeld basisinformatie over aantallen gebruikers en activiteiten. Met de Employee Footprint van Macaw kun je meten en begrijpen hoe de medewerkers Office 365 gebruiken, zodat je op tijd kunt bijsturen.
Tip 9: Haak aan bij de ontwikkeling van Office 365
Office 365 evolueert continu: er komen steeds nieuwe mogelijkheden bij en bestaande onderdelen veranderen of verdwijnen zelfs. Houd ze actief in de gaten via de Roadmap en probeer ze uit met de “First Release” optie. Introduceer deze eerst aan een selecte groep en daarna bij de rest van dan de gebruikers.
Tip 10: Ga door!
Jouw organisatie ontwikkelt zich, Office 365 ontwikkelt zich, dus je adoptieplan moet ook doorgroeien. Gebruik de meetresultaten en je voortschrijdend inzicht om de volgende stappen te bepalen. Organiseer bijvoorbeeld regelmatig een campagne, om de gebruikers een onderbenut onderdeel, nieuwe functionaliteit of een nieuw business-scenario te laten omarmen.
Heb je vragen of wil je meer weten over de adoptie van Office 365? Neem dan contact op met een van onze experts.
