Houdbaarheid digitaal samenwerken
Digitale transformatie staat op veel plekken al hoog op de beleidsagenda. De coronapandemie heeft dit proces alleen maar versneld. IT vormt tegenwoordig het hart van je bedrijfsvoering, als gevolg van het massaal digitaal samenwerken. Maatregelen zijn nodig om te voorkomen dat je organisatie de grip op jullie Microsoft 365-omgeving verliest.
Het gebruik van Microsoft Teams is het afgelopen jaar namelijk niet alleen exponentieel toegenomen; de rol van Teams is ook nog eens fors uitgebreid. Niet langer is Microsoft Teams ‘alleen’ een applicatie om mee te videobellen, te chatten of een document in te delen: voor steeds meer organisaties vormt Teams hét centrale punt van waaruit alle medewerkers aan de slag gaan. Teams als Platform dus.
En dat levert niet alleen voor IT maar ook voor HR nieuwe uitdagingen op. Het is nu belangrijker dan ooit om je medewerkers digitaal te faciliteren en hen te ontzorgen, door ervoor te zorgen dat ze altijd toegang hebben tot de juiste samenwerkingsomgevingen. Digitaal samenwerken blijft zo plezierig én houdbaar.
Uitdagingen minimaliseren met provisioning
Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers binnen Teams als Platform het overzicht houden en je Microsoft 365-omgeving als geheel voor IT beheersbaar blijft? En hoe begeleid je je medewerkers naar het gebruik van de juiste toepassing voor het juiste doel? Naast Microsoft Teams zijn immers ook bijvoorbeeld SharePoint en Yammer als samenwerkingstoepassingen beschikbaar.
Maak je daar geen afspraken over en geef je hier geen structuur aan, dan is een digitale wanorde binnen je bedrijf niet het enige gevolg. Het maakt digitaal samenwerken ook nog eens veel minder efficiënt en plezierig voor je medewerkers: ze weten niet waar ze aan toe zijn en hun documenten blijken praktisch onvindbaar.
Voor deze uitdagingen kan provisioning, als onderdeel van je governance-aanpak, een oplossing bieden. Met behulp van provisioning structureer je het aanvraagproces van Teams, SharePoint-sites en Yammer-communities. Daarnaast begeleid je met behulp van de provisioning engine je medewerkers bij het maken van de juiste keuzes. Door antwoord te geven op specifieke vragen, weet de engine wát er aangemaakt moet worden (SharePoint, Teams of Yammer), mocht een vergelijkbare omgeving niet al bestaan.
Provisioning: een onderdeel van governance
Provisioning is een manier om je Microsoft 365-omgeving beheersbaar te houden voor alle medewerkers. Tegelijkertijd ben je dankzij provisioning in staat om concreet vorm te geven aan gemaakte afspraken die – bij voorkeur – vóór de Microsoft 365-implementatie zijn overeengekomen en vastgelegd in een governance-plan.
Met behulp van dit governance-plan leg je als organisatie afspraken vast die een goede en toekomstbestendige toepassing van al je Office 365-services garanderen. Onder meer hoe jullie omgaan met updates en de introductie van nieuwe services, maar ook afspraken rondom het archiveren van Teams en het beveiligen van data.
Bij voorkeur omvat dit governance-plan het beheer van al je Microsoft 365-services. Op deze manier zijn met betrekking tot je Microsoft 365-omgeving alle kaders in één keer geschetst.
Governance kan niet zonder adoptie
Je kunt als organisatie nog zo’n weldoordacht governance-plan en zulke mooie samenwerkingstools hebben: als niemand ermee wíl werken, heb je er uiteindelijk niets aan. Zonder adoptie geen governance (en vice versa).
Je wilt dat je mensen ook echt binnen je Microsoft 365-omgeving aan de slag gaan, zonder dat ze afgeschrikt worden door ingewikkelde aanvraagprocedures. Digitaal samenwerken moet immers wel leuk blijven. Het provisioning-proces kun je daarom zo laagdrempelig inrichten als je zelf noodzakelijk acht. Leg daarnaast uit waaróm deze gestructureerde werkwijze in het leven is geroepen: pas als je medewerkers er het nut van inzien, zullen zij dergelijke veranderingen omarmen.
Aan de slag!
Nu de werkvloer in sneltreinvaart digitaliseert, is het belangrijker dan ooit dat je structuur aanbrengt rondom het samenwerken binnen Microsoft 365. Ter ondersteuning van deze uitdaging, ontwikkelde Macaw de ‘Collaboration Request App’. Met deze app kan je organisatie snel en eenvoudig aan de slag met provisioning in Microsoft 365! Benieuwd of dit iets is voor jouw organisatie? Lees meer over de app.
Ontbreekt er echter nog een overkoepelend governance-plan? Kijk dan allereerst naar onze governance-workshop. Ben je vooral benieuwd hoe je je medewerkers binnen deze nieuwe, gestructureerde aanpak laat samenwerken? Dan is onze adoptie-workshop ook iets voor jou.
