Macaw.nl/Cases/Binnen Evides worden taken efficiënter en overzichtelijker met Microsoft Dynamics

Binnen Evides worden taken efficiënter en overzichtelijker met behulp van Microsoft Dynamics

icon
z

Over Evides

Waterbedrijf Evides levert 24 uur per dag en zeven dagen in de week veilig en schoon drinkwater aan zo’n 2,5 miljoen klanten, verdeeld over drie regio’s: Zeeland, het zuidwesten van Zuid-Holland en het zuidwesten van Noord-Brabant. Daarnaast biedt het waterbedrijf ook industriewaterdiensten op maat, voor grote industriële spelers in onder meer Nederland, België en Duitsland. Voor Evides is het aantoonbaar op orde hebben van processen die de waterkwaliteit borgen essentieel.

Uitdaging: werkprocessen over- en inzichtelijk maken

Voor het meten van de waterkwaliteit speelt het digitale systeem QIS, dat staat voor Quality Information System, een cruciale rol bij Evides. In QIS staan inmiddels miljoenen analyseresultaten van watermonsters opgeslagen. De resultaten van de watermonsters werden echter in allerlei aparte werkprocessen buiten QIS gebruikt. Hierdoor verdwenen resultaten in losse tools, Excelsheets en andere bestanden. Het aantoonbaar borgen van waterkwaliteitsprocessen werd op deze manier een hele uitdaging voor Evides. Er bestond behoefte aan datacentralisatie, om betrouwbare data-analyses uit te kunnen blijven voeren.

Aanpak: Analyseresultaten en bijhorende werkzaamheden samenbrengen in één systeem

Allereerst werd er een procesanalyse van alle interne processen binnen de afdeling T&B-OWK (Operationeel Water Kwaliteitsbeheer) uitgevoerd. Aan de hand hiervan kon Macaw 22 werkprocessen binnen Evides identificeren en prioriteren. Welke processen zijn het meest kritisch om direct op te pakken en te optimaliseren? Met stip op één stond het reageren op normoverschrijdingen binnen de waterkwaliteit. Al snel kozen Evides en Macaw ervoor om alles in één systeem onder te brengen: de analyseresultaten én de werkprocessen waarbinnen deze resultaten worden verwerkt. Op deze manier ontstaat er één integraal overzicht van zowel alle data als de verwerking ervan binnen de afdeling OWK.

Een agile team, bestaande uit medewerkers van Macaw én Evides, ging vervolgens in sprints van steeds drie weken aan de slag met het realiseren van het nieuwe QIS, dat is gebaseerd op Microsoft Dynamics. Dit betekende onder meer het beperkt uitkleden van functionaliteiten binnen het oude QIS en het uitfaseren van oude tools (o.a. Excel files). Ook moest data worden gemigreerd, vanuit oude bestanden naar het nieuwe op maat gesneden systeem.

Macaw leverde analisten, programmeurs én een co-product owner aan het blendend team. Voor Evides was er naast het functioneel beheer en de domeinkennis vooral op het gebied van adoptie een belangrijke rol weggelegd. De Evides-medewerkers zaten in de refinements en in de afdelingsoverleggen. Zij zorgden ervoor dat gerealiseerde functionaliteiten ook echt gebruikt zouden worden en gaven het blended team verbeterwensen vanuit de rest van de Evides-organisatie mee.

Resultaten: efficiëntere en gebruiksvriendelijkere werkprocessen die beter zijn geborgd

In drie jaar tijd heeft de samenwerking tussen Evides en Macaw geresulteerd in een systeem waarmee Evides zijn (bedrijfskritische) werkprocessen op waterkwaliteitsgebied aantoonbaar beter borgt. Het waterbedrijf is nu uitstekend in staat om aan te tonen hoe zij kwalitatief water levert aan haar klanten. Met QIS staat er nu een modern systeem: één plek waar Evides alle data in verzamelt, informatie uit formuleert en waarin de opvolging wordt vastgelegd. Hierdoor lopen processen binnen de afdeling OWK veel efficiënter en kunnen er – met dank aan Power BI – complete en duidelijke rapportages worden samengesteld.

“Zonder Macaw en zonder deze manier van samenwerken, op basis van shared product ownership, was QIS nooit zo’n groot succes geworden.” – van Leer, Product Owner Evides

Wat vond de opdrachtgever?

Rob van Leer (Product Owner Domain Water Quality, Evides): “Zonder Macaw en zonder deze manier van samenwerken, op basis van shared product ownership, was QIS nooit zo’n groot succes geworden. Als early adopters hebben we geholpen om, vanuit deze ervaringen, een nieuwe werkwijze binnen heel Evides te ontwikkelen, op basis van agile en scrum. Ook staat er met QIS een nieuw en modern systeem waarop we voort kunnen bouwen. Later dit jaar upgraden we QIS naar het Microsoft Power Platform. Dan kunnen we nóg meer systemen en applicaties binnen Evides rationaliseren en daar bedrijfsbreed informatie uit vormen.”

Ook meer uit je data halen?

Een betrouwbaar dataplatform is onmisbaar: om je eigen werkprocessen mee te optimaliseren (Business Intelligence), maar ook om bijvoorbeeld mee te voorspellen wanneer je actie moet ondernemen richting je klanten. Benieuwd wat je allemaal met data kunt? Lees in dit blog vijf tips om snel meer waarde uit je data te halen.

Challenge
Het aantoonbaar op orde hebben van de waterkwaliteitsprocessen is voor Evides essentieel. Analyseresultaten van watermonsters werden echter in allerlei aparte werkprocessen gebruikt. Binnen Evides bestond er behoefte aan datacentralisatie.
evides power platform
Aanpak
Na een procesanalyse werd besloten om alles in één systeem onder te brengen: de analyseresultaten en de werkprocessen waarbinnen deze resultaten worden verwerkt. Een nieuw Quality Information System werd geïntroduceerd, gebaseerd op Microsoft Dynamics.
Resultaat
Evides kan zijn waterkwaliteitsprocessen nu aantoonbaar beter borgen. De afdeling OWK (Operationeel Water Kwaliteitsbeheer) werkt nu vanuit één systeem én is in staat om meer relevante informatie uit de beschikbare data te formuleren.
Business Applications

Het Microsoft Power Platform

Met de PowerApps van het Microsoft Power platform bouwt de business zelf slimme apps, zonder tussenkomst van IT. Daarmee ondersteun je je dagelijkse bedrijfsprocessen en activiteiten. Herken je binnen jouw organisatie processen die efficiënter ingezet kunnen worden? Of wil je bepaalde werkzaamheden volledig automatiseren? Lees meer over PowerApps in het whitepaper en behaal snelle bedrijfsvoordelen.

case powerapps met microsoft power platform
icon
Case
Tata Steel vergroot efficiency processen met Power Platform
Met het Power Platform ontwikkelde Tata Steel een app om 80.000 werkvergunningen per jaar te registreren. Ontwikkeltijd: 2,5 maand. Op die manier verlaagt de staalproducent de werkdruk van de medewerkers.