Voor HR-professionals is offboarding net zo’n essentieel onderdeel van de employee journey als onboarding. Voor een luchthavenorganisatie met ruim 2.000 medewerkers is uitdiensttreding dan ook dagelijkse realiteit – van tijdelijke krachten tot collega’s die jarenlang in dienst zijn geweest. Binnen het offboardingproces lagen nog volop kansen om de ervaring voor zowel medewerkers als de organisatie te verbeteren.
De organisatie hecht veel waarde aan goed werkgeverschap en ziet oud-collega’s als waardevolle ambassadeurs, die in de toekomst zelfs kunnen terugkeren. Maar als HR pas laat wordt geïnformeerd over een vertrek, blijven cruciale stappen achterwege. Dat resulteert niet alleen in een rommelige afsluiting, maar ook in een lage Employee Promoter Score (EPS).
Een andere concrete uitdaging was het innemen van uitgeleende bedrijfsmiddelen, zoals laptops, bedrijfskleding, toegangspassen en mobiele telefoons. Door een gebrek aan overzicht bleven deze vaak onnodig lang buiten beeld – met risico’s voor zowel de beveiliging als de operationele continuïteit. Als luchthavenorganisatie vervul je een sleutelrol in mobiliteit en veiligheid. Juist daarom is het cruciaal dat ondersteunende processen als offboarding en assetmanagement strak zijn ingericht.
De aanpak: een Design Sprint voor snelle innovatie
Om snel tot een passende oplossing te komen, organiseerden we een Design Sprint. Dit is een intensief proces waarin we binnen enkele dagen van probleemdefinitie naar een gevalideerd prototype gaan. Wat onze aanpak uniek maakt, is de combinatie van technologie, design en een iteratieve werkwijze waarbij we de klant actief betrokken bij elke stap.
“Tijdens de eerste fase doken we in de knelpunten,” vertelt Thijs Monshouwer, Business Consultant Power Platform bij Macaw. “We interviewden verschillende stakeholders om het proces en de verbeterkansen in kaart te brengen. Vanuit daar gingen we aan de slag met oplossingsrichtingen en testten we deze direct met de klant.”
Een belangrijk element in dit proces was de betrokkenheid van beslissers binnen de organisatie. “Door korte lijnen te houden en direct commitment te krijgen, konden we snel schakelen en de juiste keuzes maken,” aldus Monshouwer.
De oplossing: een intuïtieve offboarding-app en meer
Op basis van de Design Sprint ontwikkelden we binnen vier weken een werkend prototype van een offboarding-app. Deze applicatie, gebouwd met Microsoft Power Apps, biedt een overzichtelijke en persoonlijke beleving voor vertrekkende medewerkers.
“Bij de eerste keer openen, krijgt de medewerker een overzicht van zijn of haar tijd binnen de organisatie,” vertelt onze Client Manager. “In de stijl van Spotify Wrapped, blikken we terug op hoogtepunten, prestaties en herinneringen. Dit zorgt voor een positief en waarderend afscheid.”
Daarnaast bevat de app praktische functionaliteiten, zoals:
- Een checklist voor het inleveren van bedrijfsmiddelen.
- Een exit-enquête, met een beloning als stimulans om feedback te geven.
- Toegang tot essentiële documenten, zoals salarisstroken en administratieve afsluitingen.
Naast de app zorgden we voor een beter proces rondom asset management, zodat HR en IT beter inzicht hebben in welke bedrijfsmiddelen nog openstaan. Door het gebruik van Microsoft Power Platform konden we snel itereren en de oplossing naadloos integreren met bestaande systemen.
Het resultaat: een efficiënter proces en een betere ervaring
De nieuwe offboarding-app helpt de luchthavenorganisatie om medewerkers een passend afscheid te geven, terwijl tegelijkertijd de administratieve last wordt verlicht. “We verwachten een stijging in de EPS en een beter beheer van bedrijfsmiddelen,” zegt onze Client Manager. “Daarnaast is de app een prachtig voorbeeld van hoe technologie en design samenkomen om de employee experience te verbeteren.”
Bovendien markeerde deze applicatie de start van de bredere adoptie van het Power Platform binnen de organisatie. Tijdens de Go Live werd de app gepresenteerd als best practice en deelden betrokken medewerkers trots hun ervaringen. Inmiddels zien we al een toename in de respons op exit-enquêtes en een verbeterd inzicht in de status van bedrijfsmiddelen, wat zorgt voor minder operationele knelpunten.
Macaw: Your guide in the Era of AI
Wil je net als deze luchthavenorganisatie ook sneller stappen zetten en uitdagingen in jouw organisatie omzetten in handige oplossingen? Neem de controle over je innovatieproces! Versnel je productontwikkeling, ontdek nieuwe mogelijkheden en creëer een impactvolle gebruikerservaring. We helpen je graag met onze Design Sprint, om jouw ideeën om te zetten in tastbare resultaten!
