Steeds meer organisaties worstelen met een toenemende werkdruk, versnipperde informatie en de vraag hoe ze AI veilig en effectief kunnen inzetten. De wens is duidelijk: slimmer werken zonder concessies aan kwaliteit en betrouwbaarheid. GS1 besloot om daar gericht mee aan de slag te gaan en koos voor organisatiebrede Copilot-workshops, ontwikkeld en begeleid door Macaw. Het resultaat: direct toepasbare kennis, enthousiaste teams en een stevige basis voor de volgende stap met AI.
De uitdaging: werkdruk verlagen, zonder concessies aan betrouwbaarheid
GS1 werkt als not-for-profit organisatie wereldwijd samen met bedrijven uit diverse sectoren aan een universeel systeem voor productherkenning en datadeling. Een organisatie volledig toegewijd aan haar deelnemers. Van ziekenhuizen tot retailers en van voedselproducenten tot kledingmerken.
GS1 streeft ernaar om met één scan toegang te geven tot betrouwbare data van ieder product, zodat iedereen de juiste keuze kan maken. Zo helpt GS1 bedrijven en organisaties om vol vertrouwen te voldoen aan de eisen van nu én de toekomst.
Door de toenemende dynamiek ontstond ruimte om met AI slimmer te werken en processen te optimaliseren. De vraag was helder: hoe borg je dat een investering in tools zoals Microsoft Copilot direct waarde oplevert, terwijl medewerkers veilig en verantwoord met AI aan de slag gaan?
De aanpak: vier sessies, alle medewerkers, één gedeeld vertrekpunt
GS1 koos bewust voor een brede en pragmatische aanpak. Na gesprekken met meerdere partijen viel de keuze op Macaw: vanwege de klik, de expertise en het vermogen om aan te sluiten op de bestaande voorbereiding.
In vier interactieve sessies kregen alle 90 medewerkers training op basis van Microsofts adoptiekader, vertaald naar de praktijk van GS1. Technologie stond hierin niet centraal, maar juist de impact op het dagelijks werk:
- Hoe Agents helpen om interne informatie te verzamelen
- Hoe je met Copilot een kanbanbord maakt op basis van gegenereerde pages.
- Hoe PowerPoint-presentaties automatisch worden opgebouwd.
- Hoe Word documenten samenstelt vanuit aantekeningen.
- Hoe je slimmer zoekt in Teams of Excel.
“Het enthousiasme na de sessies was goed te merken. Sommige teams gingen er meteen mee aan de slag, anderen hebben nog wat extra hulp nodig. Dat hoort bij adoptie.”
– Sebastiaan van Zundert, Manager IT Development, GS1
Daarnaast was er ruimte om ervaringen uit te wisselen, vragen te stellen en direct met eigen documenten te oefenen.
“De combinatie van trainers werkte goed: Lars kon dingen heel eenvoudig uitleggen, Amancio bracht meer verdieping voor collega’s die verder wilden gaan” aldus Sebastiaan.
Het resultaat: directe tijdswinst en een gelijk kennisniveau
De impact was direct zichtbaar. Medewerkers ervaarden hoe dagelijkse taken sneller en makkelijker konden. Denk bijvoorbeeld aan het terugvinden van bestanden: waar medewerkers voorheen kostbare tijd verloren aan zoeken, zorgt Copilot er nu voor dat die direct via OneDrive worden gevonden. Wat eerst minuten of langer duurde, kost nu slechts een paar seconden.
Minstens zo waardevol: alle medewerkers begonnen met dezelfde basiskennis. Dat gaf een gezamenlijke taal, maakte vervolgprojecten makkelijker en zorgde voor draagvlak binnen de organisatie.
Tegelijkertijd werd duidelijk: goede data is een randvoorwaarde. Zonder betrouwbare en goed beheerde data haal je niet het maximale uit AI. Daarom werkt GS1 sindsdien actief aan datakwaliteit en toegangsbeheer, parallel aan verdere AI-ontwikkeling.
De visie: van Copilot naar AI-agents en maatwerkoplossingen
Copilot was voor GS1 het beginpunt. De volgende stap? Het inzetten van Copilot studio om AI-agents te realiseren die interne processen ondersteunen en Azure AI om meer geavanceerde oplossingen te realiseren voor onze deelnemers. Een ontwikkeling die breder herkenbaar is: veel organisaties verschuiven de focus van individuele productiviteit naar procesoptimalisatie en klantspecifieke AI-oplossingen.
Macaw: your guide in the Era of AI
Wil je ook ontdekken hoe jouw organisatie slimmer kan werken met AI, zonder concessies aan betrouwbaarheid of veiligheid?
Macaw heeft meer dan 30 jaar ervaring in technologie en innovatie. Met 450 experts helpen we organisaties hun ambities realiseren door de slimme inzet van data, design en AI. Als Microsoft-partner zijn we jouw gids in het tijdperk van AI.
