Dynamics Unified Interface Apps voor betere adoptie

Nieuwe Dynamics Unified Interface Apps voor betere adoptie

Het daadwerkelijk gebruiken van CRM is én blijft een uitdaging. Gebruikers ervaren dergelijke applicaties vaak als onoverzichtelijk en dat draagt niet bij aan het gebruik. Een overzichtelijke user interface zal de gebruiker sneller uitnodigen om de applicatie volledig te benutten. Microsoft heeft hierop ingespeeld door Dynamics 365 Customer Engagement (Dynamics CE) sinds versie 8 te voorzien van twee soorten interface, namelijk de web interface en de Unified interface. Vooral de Unified Interface is een flinke stap voorwaarts. Dit blog beschrijft de mogelijkheden en de verbeterpunten van deze Unified interface en welk effect dit op de adoptie heeft.

De weg naar de huidige Dynamics Unified Interface

Microsoft werkt al jaren aan de optimalisatie van de gebruikersinterface van Dynamics CE. Door de jaren heen hebben behoorlijk veel veranderingen plaatsgevonden in de user interface. Zo is er sinds CRM2011 naast de user interface via een webbrowser ook een mobiele app ontstaan, zodat Dynamics CRM op een telefoon of tablet te gebruiken is. Hierdoor ontstond de uitdaging dat er meerdere user interfaces onderhouden moesten worden en vaak niet in lijn waren. Daarnaast werden er in het verleden tabs gebruikt, zodat men door de verschillende tabs kon navigeren. Dit resulteerde in een kleiner formulier zodat er minder gescrold hoefde te worden. Alleen dit verdween weer in latere versies. Vanuit gebruikersgroepen is er na CRM2011 veel vraag gekomen om deze tabsstructuur terug te krijgen in de User Interface. Als reactie op deze zaken heeft Microsoft sinds de introductie van Dynamics 365 in 2017 de nieuwe Unified interface uitgerold.

tabs-in-crm2011
Figuur 1: Tabs in CRM2011

Voordelen Dynamics Unified Interface

Een groot voordeel van deze vernieuwde interface is dat er veel meer grafische mogelijkheden zijn. Door het reponsive design hoeft er maar 1 formulier ontworpen te worden die dienst doet voor de web cliënt, mobile- en tablet app. Dit brengt direct grote voordelen met zich mee. De gebruikers ervaren dezelfde indeling van het scherm op diverse cliënttoepassingen. Daarbij verhoogt dit de gebruikers acceptatie en verlaagt het de implementatiekosten.
Microsoft heeft tevens gehoor gegeven aan de roep van de gebruikersgroepen om de tabs terug te brengen in de Unified Interface. Dit zorgt voor een compacte overzichtelijke schermopzet, waar makkelijk doorheen te navigeren is. De gebruiker heeft door deze tabs minder velden op 1 formulier staan. Zo wordt het “scrollen” vervangen door “doorklikken” naar de volgende tab. Het formulier is hierdoor een stuk overzichtelijker en gebruiksvriendelijker.

Standaard Apps en custom apps voor optimaal gebruikersgemak

Afhankelijk welke standaard solutions binnen Dynamics CE worden gebruikt, worden de standaard Unified Interface apps zichtbaar.

Daarnaast is het mogelijk om eigen Unified Interface apps te maken. Door het maken van customized apps laat je aan je gebruiker alleen die navigatie zien, die deze gebruiker nodig heeft. Het is aan te raden om per gebruikersgroep, die een ander proces laat ondersteunen door Dynamics 365 CE, een aparte Unified interface App te maken. Hierdoor krijgen gebruikers per proces de formulieren, weergaves en dashboards die voor hun werkzaamheden zinvol zijn.

apps-voor-verschillende-user-interface
Figuur 2: Apps voor verschillende user interface

Intelligente Dashboard binnen Dynamics Unified Interface

Voorheen was er geen grafische toepassing en daar was juist vanuit de gebruiker veel behoefte aan. Microsoft heeft binnen de Unified Interface veel aandacht besteed aan de grafische toepassingen en deze komen goed tot hun recht. De dashboards hebben een prominente plek gekregen, waarbij er actieve filtering wordt toegepast. Door te filteren in de grafiek worden in de lijst alleen de records, die relevant zijn, vertoond. Waar in eerdere versies per entiteit meerdere views werden aangeboden, wordt er nu optimaal gebruik gemaakt van de kracht van dashboards. Een dashboard kan vanuit meerdere entiteiten weergaves laten zien. Door middel van het doordrillen in een grafiek wordt een filter toegepast op de weergave die erbij getoond wordt. Dit resulteert in een nieuwe manier van zoeken, die data driven is. Ideaal voor de gebruiker.

dashboards-met-actieve-filtering
Figuur 3: Dashboards met actieve filtering

Navigatie binnen Dynamics Unified Interface

Een nieuwe interface vraagt ook om een nieuwe navigatie. In plaats van de positionering in de top balk, is de navigatie aan de linkerzijde van het scherm gesitueerd en bestaat uit 2 delen. De eerste 10 knoppen met links naar entiteiten worden in het snel menu geplaatst, zodat de gebruiker snel in de juiste view zit. Er is een mogelijkheid om de uitgebreidere area’s groups and sub area te kiezen, zodat de gehele navigatie zichtbaar wordt. In de navigatie is tevens plaats voor “laatst gebruikte records” om de gebruiker te ondersteunen in het makkelijk terugvinden van informatie.

navigatie-binnen-unified-interface
Figuur 4: Navigatie binnen Unified Interface

Eén van de dingen die opvalt is dat de functionaliteit voor geavanceerd zoeken ontbreekt binnen de Unified Interface. De vraag is of deze keuze van Microsoft het gebruik zal bevorderen. Microsoft lijkt hiermee te willen zeggen dat super users de web interface gebruiken voor het definiëren van aparte weergaves en eind users deze weergaves kunnen gebruiken binnen de Unified Interface. Dit heeft tot gevolg dat de eind users geen eigen views kunnen maken. Er is dan ook een redelijke kans om aan te nemen dat Microsoft in een volgende versie het gebruik van geavanceerd zoeken zal toevoegen in de Unified Interface.

Grafische toepassingen on Forms

De Unified Interface is gebaseerd op model gedreven apps. De componenten op het formulier volgen het bedrijfsproces, zodat de gebruiker beschikt over de juiste informatie op het juiste moment om input te leveren voor het bedrijfsproces. Om deze informatie overzichtelijk op het scherm aan te bieden wordt er gebruik gemaakt van diverse grafische weergaves, en zijn de tijdige componenten zoals klantcontacten en notities in een tijdlijn geplaatst. Om scrollen in het scherm te minimaliseren wordt er gebruik gemaakt van tabs. De tabs die in een formulier worden opgenomen staan nu aan de bovenkant van het formulier, en de laatste tab opent een lijst met gerelateerde entiteiten. Als er 1 item is geopend dan wordt deze ook als tab weergegeven, totdat er een ander gerelateerde entiteit wordt geopend.
Overigens heeft Microsoft een nieuwe ontwikkeling gestart om model gedreven apps in combinatie met Common Data Service te gebruiken voor alle Business gedreven apps.

dynamics-grafische-mogelijkheden-op-het-formulier
Figuur 5:Grafische mogelijkheden op het formulier

Opmaak van e-mail in HTML

Een veel gehoorde klacht met betrekking tot het opmaken van artikelen en e-mails binnen Dynamics CRM is dat deze opmaak niet meer van deze tijd is. Tot dusver kon er geen gebruik worden gemaakt van HTML, en was er geen inzage hoe de email of artikel op verschillende clients getoond werd. Met de komst van Unified Interface is aan deze klachten ook een eind gekomen. In een email en in de knowledgebase- en productartikelen kan HTML code in de editor gebruikt worden. Ook het toevoegen van plaatjes en video wordt ondersteund. Het resultaat kan worden bekeken hoe dit eruit ziet op een web, tablet of mobile device, en kan tevens worden gedraaid zodat deze als portrait en landscape inzichtelijk is. Natuurlijk is dezelfde functionaliteit aanwezig voor het maken van de email templates.
email-met-html-opmaak
Figuur 6: Email met HTML opmaak

Ruimte voor verbetering in Dynamics Unified Interface

Bovenstaande geeft een inzicht in de veranderingen die het gebruik van de Unified Interface optimaliseren. De grafische vormgeving, de filtering, het tabgebruik en de identieke beleving via web, mobile en tablet is sterk verbeterd. Microsoft heeft nog wel uitdagingen om het een ideale werkomgeving te laten zijn voor elk soort gebruiker.
Zo ontbreekt de geavanceerd zoeken mogelijkheid, is er geen mogelijkheid tot het in bulk updaten van records, en geen optie om een workflow of rapportage aan te roepen. Allemaal functionaliteiten die een eind gebruiker wellicht niet mist, maar de super user wel gebruikt. Dit resulteert dat een super user voor deze functionaliteiten naar de web interface moet switchen voor het maken van views.

Advies om Unified Interface te gebruiken

Zoals Microsoft de Unified Interface nu positioneert is het met name voor de eind gebruikers die één beleving krijgen, zowel via de web cliënt, de tablet en mobiele versies. De gebruiker krijgt een unieke grafische ervaring, waarbij de navigatie geoptimaliseerd is. Via filtering in het dashboard wordt een record geopend. Het formulier is overzichtelijk ingedeeld in tabs, en data is duidelijker inzichtelijk door diverse grafische velden. E-mails kunnen worden voorzien van de huisstijl door middel van HTML.

Kortom Microsoft is met de Unified interface het juiste pad ingeslagen en uiteraard is er is altijd ruimte voor verbetering.

 

Auteur: Mark de Haan
Mark is een zeer ervaren Dynamics 365 CE consultant. Hij werkt sinds 2006 intensief met deze Microsoft applicatie en kent alle ins en out. Naast zijn Dynamics ervaring is hij in staat om het klantproces goed te doorzien. Mark adviseert gedurende CRM trajecten de klanten om deze processen verder te optimaliseren.

Rob Eskes
Solution Consultant

Meer weten?