Microsoft 365 is voor veel organisaties geen onbekende meer, maar het optimaal gebruiken van de dienst is voor velen een struikelblok. Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers, zowel intern als extern, dagelijks zo efficiënt mogelijk samenwerken in een volledig digitale werkomgeving?

Wat is Microsoft 365 Business?

Het is vrij simpel: Microsoft 365 Business is de nieuwe term voor het al bekende Office 365. Het bevat alle tools die je nodig hebt om samen te werken: van de Office Suite tot het Power Platform. Een bedrijf zonder Microsoft 365 is net als een Nederlander zonder fiets: héél uitzonderlijk. Naast de traditionele Office-programma’s, kun je binnen Microsoft 365 Business ook gebruikmaken van Power Platform en Power BI. Deze tools geven je inzicht inzichten in data (Power BI) en vergemakkelijken je processen of helpen je makkelijk en snel apps te bouwen (Power Platform). 

Microsoft 365 als modern workplace

Vandaag de dag worden organisaties praktisch gedwongen om in rap tempo te transformeren. In eerste instantie was dat vooral een grote uitdaging voor de IT-afdeling, die alles razendsnel in orde moest krijgen. Inmiddels heeft het vooral invloed op de medewerkers binnen een organisatie: hoe gaan ze te werk, welke middelen gebruiken ze daarvoor en hoe zorgen we ervoor dat ze met elkaar verbonden blijven? Je medewerkers moeten in eerste instantie begrijpen dat het noodzakelijk is om volledig digitaal aan de slag te gaan. Anders heeft het bedrijf geen bestaansrecht meer, en de medewerkers dus geen baan meer.

De snelle transformatie naar volledig digitaal werken, levert vier uitdaging op: governance, security, change management en adoptie.

Onder governance en security verstaan we het faciliteren van een veilige werkplek waar duidelijke procesafspraken voor nodig zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan two factor authentication om in te loggen, tot het labelen van privacygevoelige bestanden. Maar bij Microsoft 365 als modern workplace gaat het vooral over change management en adoptie.

Om ervoor te zorgen dat alles op rolletjes loopt, is het van groot belang om je werknemers te faciliteren met tools, zodat ze zo efficiënt mogelijk kunnen samenwerken. Er bestaan hiervoor allerlei tools: van Teams tot Power Apps. Door middel van workshops en trainingen bij Macaw, kunnen we je medewerkers ondersteunen voor het optimaal gebruiken van de verschillende applicaties.

Microsoft 365 Teams & Adoptie

In eerste instantie was Microsoft verdeeld in silo’s. OneDrive, Teams en SharePoint waren allemaal aparte tools. Wanneer je data wilde raadplegen, ging je op zoek naar Power Bi. Een handig appje nodig? Dan moest je naar het Power Platform. Wilde je een document digitaal bespreken met een collega? Dan ging je naar Teams. Allesbehalve efficiënt: je moet allemaal losse applicaties raadplegen die bij elkaar je moderne werkplek vormen!

Microsoft heeft recentelijk de muurtjes van die silo’s technisch “doorbroken”. Teams is nu de plek waar alle informatie samenkomt. Alle apps vallen nu ‘onder’ Microsoft Teams, waardoor één centraal informatieplatform ontstaat, ook wel ‘Teams as a platform’ genoemd.

Microsoft creëert hiermee een single pane of glass: je hebt maar één scherm nodig waarin je alle informatie kunt raadplegen en werkzaamheden kunt verrichten. Daarin zit de meeste toegevoegde waarde. Alle verwarring, door het gebruik van verschillende applicaties, verdwijnt, omdat alles op één plek te vinden is: Microsoft Teams. En wat is nou efficiënter dan één centrale digitale werkplek?

Binnen Teams is het ook mogelijk om verschillende groepjes (‘Teams’) te creëren. Zo kun je gemakkelijk alle medewerkers aanhaken op projecten die voor hen relevant zijn. In zo’n team kun je simpelweg alle informatie bij elkaar brengen die het team helpt om efficiënt met elkaar samen te werken. Ook krijg je zo meer inzicht in je projecten. Je kunt je documenten makkelijk structureren, snel contact opnemen met je teamleden door de chatfunctie en rapportages zien met een simpele druk op de knop. Maak je gebruik van een app buiten de Microsoft stack, zoals Trello, SAP of Service Now? Geen probleem: ook die zijn eenvoudig te raadplegen vanuit Microsoft Teams!

Macaw als Microsoft partner

Macaw werkt nauw samen met Microsoft en is betrokken in de volledige ‘Teams as a platform’-campagne. Wij geloven in het vergemakkelijken van de werkplek door Teams als vertrekpunt te gebruiken. We volgen de best practices van Microsoft en vullen deze aan met de best practices van onze eigen partners: van onze ervaring met kleinere partijen tot onze ervaring met grote spelers zoals Heineken en Smurfit Kappa.

Bij Macaw helpen we je graag om de implementatie van Microsoft 365 Business zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en het gebruik ervan te optimaliseren en zo prettig mogelijk te maken. Je kunt deelnemen aan workshops en trainingen, waarin we je medewerkers alle kneepjes van het vak leren: van hoe je een document uploadt tot 10 tips voor Microsoft Teams. Andere vragen? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen!